STRUKTUR KEPENGURUSAN HIMPUNAN MAHASISWA SOSIAL EKONOMI PERTANIAN (HIMASEP) FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS TADULAKO PERIODE 2022

 

SCHEDULE NUMBER SEBAGAI INOVASI PENGENDALIAN COVID-19 DALAM PELAYANAN ADMINISTRASI DI FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS TADULAKO PALU

Oleh : Ahmad Anshori

Gambar dari: Bola.com

Corona Virus Disease 2019 atau akrab disebut COVID-19 masih menjadi masalah masyarakat dunia saat ini. Meskipun sudah setahun berlalu, belum ada indikasi bahwa pandemi ini akan segera berakhir. Bahkan di beberapa negara termasuk Indonesia, transmisi daripada Covid-19 justru semakin tak terkendali. Di Indonesia sendiri berdasarkan data dari Satgas Covid-19, per  26 Januari kasus positif terkonfirmasi berjumlah 1.012.350 kasus. Data ini menunjukkan bahwa kondisi saat ini masih belum baik-baik saja, dan masih sangat diperlukan upaya pengendalian guna memutus mata rantai penularan virus ini.

Meskipun angka penularan Covid-19 di Indonesia masih sangat tinggi, kegiatan masyarakat di tempat kerja telah kembali seperti sebelumnya. Namun tetap dengan batasan-batasan protokol kesehatan yang ada. Hal ini dimaksudkan sebagai upaya penjagaan terhadap stabilitas ekonomi negara, agar tidak semakin buruk diakibatkan pandemi. Keadaan ini tentu sudah dipertimbangkan secara baik oleh stakeholder terkait, itulah sebabnya dalam pelaksanaan aktivitas kerja masih sangat terikat dengan batasan protokol kesehatan. Dengan dasar bahwa kegiatan ekonomi dan penjagaan kesehatan masyarakat tetap harus diutamakan dan berjalan beriringan.

Lingkungan kerja khususnya di satuan pendidikan seperti kampus, pelayanan administrasi adalah hal yang sangat dibutuhkan demi lancarnya kegiatan perkuliahan. Bagian administrasi juga menjadi sangat penting di lingkungan kampus karena segala hal perihal data akademik mahasiswa berada di bagian ini, sehingga bukan rahasia umum jikalau bagian administrasi kampus menjadi bagian yang paling sibuk dalam memberikan pelayanan. Di masa pandemi seperti saat ini, bagian adminisrasi kampus dihadapkan pada satu masalah yang cukup dilematis, dimana di satu sisi mereka harus memberikan pelayanan dan di sisi lain harus tetap menjaga pelaksanaan protokol kesehatan.

Bagian administrasi kampus khususnya yang ada di Fakultas Pertanian Universitas Tadulako Palu, pelayanan administrasi bagi mahasiswa sudah dilaksanakan secara baik, dengan menggabungkan proses pelayanan offline dan online. Pelayanan secara online diberikan bagi mahasiswa yang masih berada di kampung halaman, namun membutuhkan pelayanan administrasi. Sedangkan  pelayanan offline dilakukan bagi mahasiswa yang berada di Kota Palu dan sekitarnya dan membutuhkan pelayanan administrasi. Namun masalah yang terjadi adalah inovasi yang dilakukan dengan menyediakan pelayanan secara offline bagi mahasiswa, dinilai kurang efektif. Hal ini dikarenakan proses pelayanan online yang jauh lebih lama dibandingkan pelayanan offline. Kondisi ini menjadikan banyak mahasiswa Fakultas Pertanian yang lebih memilih pelayanan langsung secara offline di bagian administrasi Fakultas.

Dalam pelaksanaan pelayanan administrasi di Fakultas Pertanian Universitas Tadulako menerapkan keharusan untuk melaksanakan program 3M (Memakai masker, Mencuci tangan, & Menjaga jarak). Namun banyaknya jumlah mahasiswa yang datang untuk mendapatkan pelayanan, menjadikan sering terjadi penumpukkan massa tanpa ada batasan jarak di bagian administrasi. Dengan terjadinya penumpukan massa, yang menjadi kekhawatiran adalah bagian administrasi kampus khususnya Fakultas Pertanian Universitas Tadulako yang pada dasarnya hanya membantu pelayanan kegiatan akademik mahasiswa, justru berkemungkinan menjadi klaster baru penularan virus Covid-19. Sehingga perlu ada inovasi baru yang dapat menjadi jalan keluar untuk mengatasi masalah penumpukkan massa di bagian administrasi ini.

Schedule Number dapat dijadikan inovasi program untuk mengurangi penumpukkan massa di bagian administrasi demi mensukseskan pelakasanaan 3M. Schedule Number sendiri merupakan program penjadwalan terstruktur, dimana pemberian pelayanan administrasi disesuaikan dengan urutan Nomor Induk Mahasiswa (NIM). Dalam pelaksanaannya, bagian administrasi akan membatasi jumlah mahasiswa yang dilayani, serta menjadwal mahasiswa mana saja yang dapat dilayani yang disesuaikan dengan nomor induk mereka. Dengan sistem ini maka mahasiswa yang tidak mendapat jadwal pelayanan di satu hari tertentu tidak akan datang ke bagian administrasi karena mengetahui bahwa meskipun mereka datang ke bagian administrasi mereka tidak akan dilayani karena bukan jadwal mereka untuk dilayani. Dengan sistem ini pula, pelaksanaan pelayanan administrasi mahasiswa dapat lebih teratur dan penumpukkan massa tidak akan terjadi, sehingga pelaksanaan protokol kesehatan dalam hal ini 3M dapat dimaksimalkan pelaksanaannya.

Dalam pelaksanaan program Schedule Number memang menjunjung tinggi budaya antre. Namun bukan berarti tidak dapat dilakukan secara fleksibel. Schedule Number dapat diabaikan atau mahasiswa yang belum mendapatkan jadwal dapat dilayani dengan catatan bahwa pelayanan administrasi yang dibutuhkan sifatnya mendesak dan dapat dibenarkan. Misalnya, mahasiswa tingkat akhir yang membutuhkan pelayanan clearing, mahasiswa penerima beasiswa yang membutuhkan dokumen pendukung pencairan dana beasiswa, serta kondisi-kondisi lain yang setelah ditinjau memang membutuhkan pelayanan administrasi dengan segera.

Selain untuk menghindari terjadinya penumpukkan massa di bagian administrasi, proram ini juga dimaksudkan untuk menumbuhkan budaya antre mahasiswa yang lambat laun mulai terkikis karena ego pribadi untuk mendahulukan diri. Lebih dari itu, pelaksanaan program ini juga sebagai upaya pemaksimalan penerapan 3M (Memakai masker, Mencuci tangan, & Menjaga jarak) dengan harapan bahwa penuluran Covid-19 di lingkungan kampus khususnya bagian administrasi di Fakultas Pertanian Universitas Tadulako dapat ditekan serta diminimalisir kemungkinan terjadinya.

Dalam pengimplementasian program Schedule Number, ada beberapa tahapan yang akan di lalui, yaitu :

No	Jenis Kegiatan	Sasaran	Tujuan
1	Perencanaan	Bagian administrasi Fakultas Pertanian UNTAD	·   Pembagian Jobdesk pegawa administrasi dalam pemberian pelayanan ·   Pembentukan sistematika pelayanan ·   Pembagian jadwal Nomor Induk mahasiswa
2	Sosialisasi	Seluruh Mahasiswa Fakultas Pertanian UNTAD	·  Memberikan penjelasan mengenai pelaksanaan program ·  Memberikan himbauan untuk mensukseskan program ·  Mendistribusikan jadwal pelayanan berdasarkan NIM
3	Pelaksanaan	Bagian administrasi dan seluruh mahasiswa Fakultas Pertanian UNTAD	·  Mengurangi tumpukkan mahasiswa di bagian administrasi ·  Menertibkan layanan administrasi di masa pandemi demi mensukseskan pelaksanaan 3M ·  Maksimalisasi pelayanan administrasi mahasiswa
4	Evaluasi	Bagian administrasi Fakultas Pertanian UNTAD	·  Mengetahui kendala-kendala dalam pelaksanaan program ·  Merumuskan jalan keluar masalah untuk pelaksanaan program di bulan selanjutnya

 

Dalam pelaksanaan sebuah inovasi diperlukan sebuah tekad dan keberanian. Sehingga pelaksanaannya tidak rgau-ragu dan hasil yang dicapai akan sesuai dengan apa yang diharapkan. Melalui program Schedule Number diharapkan pelayanan administrasi di Fakultas Pertanian Universitas Tadulako di masa pandemi dapat dilaksanakan secara maksimal dengan tetap  menjungjung tinggi tujuan daripada protokol kesehatan terutama 3M. Melalui program Schedule Number pula diharapkan dapat menjadi sebuah solusi baru untuk menghadapi masalah layanan administrasi serta upaya memutus mata rantai penularan Covid-19 untuk masyarakat yang senantiasa sehat di tempat kerja. Karena Tidak ada hal baru tanpa inovasi, Taka da kesehatan dan keselamatan di masa pandemi tanpa adanya kesadaran diri.

DAFTAR PUSTAKA

Fitri, Bella Mutia, Widyastutik, and Iskandar Arfan. 2020. "Penerapan Protokol Kesehatan Era New Normal dan Resiko Covid-19 Pada Mahasiswa." Riset Informasi Kesehatan, Vol. 9 (2) 143-153.

Munir, M. 2021. "Pendampingan Pembiasaan Penerapan Protokol Kesehatan Pencegahan Penyebaran Covid-19 Pada Santri Di TPA Al-Khodijah Desa Katerban Kecamatan Baron Kabupaten Nganjuk." Jurnal Pengabdian Masyarakat, Vol. 1 (1) 31-40.

Rahmaniah, Laila, Ichsan Rizany, and Herry Setiawan. 2020. "Hubungan Penjadwalan Dinas Perawat Dengan Kepuasan Kerja Perawat Di Instalasi Rawat Inap." Jurnal Kepemimpinan dan Manajemen Keperawatan, Vol. 3 (1) 29-36.

Satuan Tugas Penanganan COVID-19, 2021. Data Sebaran Covid-19. https://covid19.go.id. Diakses pada 26 Januari 2020. 

Situmorang, Lidya Merybeth, Litriane Rispa Widhy, and Putri Devi Indriastuty. 2020. Pemberdayaan MAsyarakat Di Indonesia Pada Masa Pandemi Covid-19. Research, Depok: Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia.

Velavan, Thirumalaisamy P, and Christian G Meyer. 2020. "The COVID-19 Epidemic." Tropical Medicine & International Health, Vol. 25 (3) 278-280.

Zukmadini, Alif Yanuar, Bhakti Karyadi, and Kasrina. 2020. "Edukasi Perilaku Hidup Bersih dan Sehat (PHBS) Dalam Pencegahan Covid-19 Kepada Anak-Anak di Panti Asuhan." Jurnal Pengabdian Magister Pendidkan IPA, Vol. 3 (1) 68-76.